무역회사에서의 영문 E-mail 작성 요령

영어 이메일 작성 및 관리 시 주의할 점은 뭘까?

 팀 내 이메일 작성 기준이 정해져 있으면 그 지침을 따르면 된다.

팀 내 선배들이 과거 고객과 주고 받았던 메일을 전달받아 비슷한 양식과 표현을 유지하는 것도 좋다. 만약 팀 내 뚜렷한 이메일 작성 기준이 없거나 혼자 일하는 경우 아래 내용을 참고하면 된다.

 

1. 쉬운 영어Plain English 사용

 

비즈니스 상황에서는 쉬운 영어를 쓰는 게 중요하다. 유럽과 아시아 대부분 고객은 한국과 마찬가지로 영어를 모국어가 아닌 외국어로 공부해 사용하고 있다. 어려운 단어에 복잡하고 긴 글보다 쉬운 단어에 짧은 문장으로 써야 오해를 방지하고 이해를 돕는다.

쉬운 영어로 문제 없이 일 진행시키고, 복잡해질 수 있는 상황을 간단하게 정리하는 게 정말 비즈니스 영어 잘하는 거다. 메일 작성 시에도 내용을 쉽고 분명하게 정리하도록 노력하자.

 

2. 표와 그림 적극 활용

 

본문에 표와 그림을 적극 활용한다. 비즈니스 영어나 영문 이메일 책에는 잘 강조하지 않는 내용이지만 수출중소기업에서 일하는 해외영업사원에게는 간단하면서도 제일 유용한 팁이다.

글보다 이미지가 강하다. 가능하면 글로 길게 늘여쓰는 것보다 표로 정리하거나 관련 사진을 첨부하자. 받는 사람입장에서 글 보다 표가 내용 이해에 좋다. 또 사진이 구체적 상황 파악에 좋다.

영문 이메일 관련 책을 살펴보면 반 페이지 이상의 텍스트 가득한 영문 이메일 양식을 보여준다. 하지만 현실적으로 중소 수출기업에서 일하면서 본문 텍스트는 5-6 줄 내외로 충분한 경우가 많았다.

 

3. 메일 작성은 새로 만들기가 아닌 회신, 전달로

 

해외영업 사원은 대부분의 경우 기존 오간 메일에 회신reply, 전달forward 로 쓰는 게 좋다. 그래야 제목이 변하지 않고, 기존 메일 내용이 아래에 붙는다. 참고로 회신을 누르면 제목 앞에 re, 전달을 누르면 제목 앞에 fw 가 붙는다. 아웃룩에선 앞에 re 나 fw 가 붙어도 같은 제목으로 인식한다. ‘제목’ 탭을 눌러 제목별 정렬이 가능하다.

해외출장이나 전시회 때문에 1-2 주 이상 해외에 있다보면 중요한 업무 메일만 일단 확인하고, 나머지 읽지 못하는 메일이 생기기 마련이다. 언제든 여유 생길 때 제목으로 정렬 후 맨 위 메일만 보면 현 진행상황과 마무리 여부를 한눈에 파악하기 편하다. 

용건이 달라지만 메일 제목 역시 바꾸는 게 좋다는 얘기도 있다. 하지만 고객이 먼저 제목을 바꿔 새 메일을 보내지 않는 이상 바꾸지 않는 게 좋다.

 

4. 강조는 진하게와 색상으로

 

본문 내용 중 강조할 부분이 있으면 ‘진하게’ 를 이용한다. 진하게 표시 후 긍정적이거나 중립적 내용은 파란색, 문제 있는 부분은 빨간색 등 색상으로 추가 구분하면 좋다. 밑줄이나 이탤릭체는 피하자.

 

5. 오타에 주의하고 채팅체는 피해야

 

이메일도 공식 문서다. You 를 U 로 쓰는 등의 채팅체나 불필요한 약어는 사용하지 않는다. 오타도 없도록 해야 한다. 특히 가격이나 날짜등 숫자 오타는 치명적일 수 있기 때문에 전송 버튼을 누르기 전에 꼭 한 번 확인하자.

 

6. 영문 이메일 관련 책 소개

 

(1) <<(황금알을 낳는) 비즈니스 영어이메일 비법 180>>, 미카리 지음

(2) <<(네이티브가 속 시원히 긁어주는) 한쿡 영어 정말 이상해요>>, Cermen Gibson 지음

(3) <<(김상무님의 비즈니스 영작문) E-mail 훔쳐보기>>, 김종희 지음

(4) <<비즈니스 실무 영작 무작정 따라하기>>, 이지윤 지음

(5) <<춘향이 마돈나 만들기>>, Mikah Lee 지음

(6) <<Writing & Speaking at Work>>, Edward P. Bailey 지음

(7) <<(The McGraw-Hill Handbook of) Business Letters, Roy W. Poe 지음