무역회사의 해외영업 담당자 업무는 뭘까?

중소기업에서의 해외영업 직무의 업무영역은 회사마다 차이가 있겠지만, 고도로 업무분장이 세분화된 대기업과는 달리, '제조, 인사, 자금, 총무'를 제외한 모든 영역을 어우른다고 볼 수 있습니다.

새로 입사한 중소기업 해외영업담당자가 부딛치는 현실의 벽은 녹녹하지 않습니다. 다행히 해외영업부서가 안정되어 있는 회사라면 하나씩 단계를 거치며 능력을 발휘하면 되지만, 전임자가 없거나 신설 부서라면 어디부터 어디까지가 내 업무영역인지 헷갈리게 됩니다.

적극적인 중소기업 해외영업 담당자라면, 회사 환경을 탓하지 않고 입사하는 즉시 홈페이지부터 점검하고 필요하면 즉시 개선을 시작합니다. 목마른 사람이 우물 판다고 해외영업에 필요한 가장 기초적인 사항부터 하나하나 해결해 나가는 과정에서 자연스레 해외거래선도 확보되고 수출실적도 발생하게 되는 것입니다. 또 사내 각 부문과 협조가 원활하지 않으면 수주확대는 고사하고 납기지연 등으로 고생할 수도 있습니다. 따라서 싫던 좋던 수출과 직 간접적으로 연관된 모든 분야를 이해하고 관여해야 해외영업 실적을 성장시킬 수 있습니다.

예를 들어 입사한 회사의 홈페이지가 노후한 것이라면 바이어의 주목을 받지 못할 것이 당연하고, 해외영업 효율성도 극히 떨어지며 성과도 매우 저조할 수 밖에 없습니다. 대기업이나 중견기업에서는 마케팅부서에서 수시로 홈페이지를 점검하고 업그레이드 하겠지만 별도의 담당부서가 없는 자금력도 부족한 중소기업에서는 적극적인 해외영업 담당자라면 WiX나 WORDPRESS 같은 홈페이지 자작 TOOL을 사용해 직접 제작/개선 하거나 정부지원사업을 통해 수준 높은 홈페이지를 구축하고 수시로 업데이트도 해야 합니다.

수주한 오더 수출제품이 선적일정에 맞추어 생산되고 있는지, 수출포장과 마킹이 바이어가 요구하는 대로 진행되었는지, 품질 문제는 없는지 관련부서와 수시로 확인하고 독촉해고 필요하면 변경도 해야 합니다. (관련부서의 협조가 원활하지 않은 경우 스트레스가 엄청나지요 - 사내영업도 매우 중요합니다)

회사의 대외 이미지를 높여서 바이어들을 더 많이 확보하는 것은 기본이고, 품질, 납기, 사후 관리 등 모든 부분에서 바이어를 만족시켜야 기존 바이어들의 오더도 지속적으로 늘어나겠지요.

일반적인 중소기업 해외영업 담당자의 업무

업체나 업종 등에 따라 차이는 있겠지만 작은 규모의 중소기업 해외영업 담당자가 할 일들을 보면 아래와 같습니다.

1. 해외마케팅:

- 해외시장 조사

- 홈페이지 제작 or 개선 및 관리

- 회사소개서 업데이트

- 카타로그, 브로셔 관리

- 각종 수출서류 수준 업데이트

- SNS 관리를 통한 기존 바이어 유지 및 신규 거래선 확보

2.해외영업:

- 바이어 찾기와 확보

- 바이어 메일 및 통화

- 바이어 신용조사

- 견적 및 협상

- 샘플 준비 및 발송

- 전시회 참가신청, 참가준비, 참가 및 사후 관리

3.견적 관련:

- 경쟁업체 및 현지 시장가격 조사,

- EX-WORK, FOB, CNF, CIF 가격 산정

- 입찰정보 모니터링, 입찰단가 산정, 입찰 진행

4.계약:

- 계약서 작성

- 계약서 검토, 협상 및 체결

5.수출업무

- 출고 일정 관리

- 선박 등 부킹

- 선적서류 준비 및 발송

- 클레임 관리

- 원산지증명 관련 업무

- 수출품 품질, 포장상태 등 확인

6.수금 관리

- 신용장 (네고 서류 준비 등)

- T/T 입금 확입

- 미수금 관리

- 수출보험 부보 및 서류제출

7.방문바이어 의전

- 사전 meeting minutes 작성 및 협의

- 바이어 호텔예약 지원

- 방한 바이어 공항 픽업

- 식당 검색 및 예약

- 바이어 선물 구매

- 관광

- 연말연시 카드 발송

8.해외출장

- 항공권, 호텔 부킹

- 출장보고서 작성

9.내부업부

- 각종 회의 참석

- 회의 보고서 준비

10.기타

- 신제품 개발 기획

- 해외 특허 관련 업무

- 해외인증 취득 및 관리 (지원)

- 환율변동 위험 관리 (한국무역보험공사 환변동 보험 등)

위의 모든 업무들이 매일 발생하는 것은 아니지만, 대충 적어봐도 해외영업사원이 할 업무는 정말 다양합니다. 그렇다고 미리 겁 먹을 필요는 없습니다 - 위에 열거한 업무들이 모두 일반적인 중소기업의 해외영업 업무에 적용되는 것은 아니고 일부 업무만 반복적으로 수행하면 되는 경우가 대부분입니다 - 그 일부업무에 충실하면서 점차 업무영역을 넓혀나가는 것이 중요합니다.

중소기업 해외영업 담당자는 적즉적인 멀티플레이어가 되어야 한다

대기업의 해외영업 담당자가 영업 분야의 전문가라 하면, 중소기업의 해외영업 담당자는 모든 분야의 전문가가 되어야 합니다. 모든 분야의 전문가가 아니더라도 하기 싫은 일도 적극적으로 받아들여 자신의 업무영역을 늘려야 회사에서 인정 받고, 수출실적도 올리고, 또 해외영업 능력을 인정 받아 더 좋은 회사로의 이직, 스카우트 등 새로운 기회를 만들 수 있습니다. 중소기업에서의 해외영업 직무, 결코 만만치 않습니다. 사내에서 누군가 나를 도와주겠지 하고 세월을 보내다가는 1년 내에 바이어 하나 확보하지 못하고 눈치 보다가 회사를 그만두기 쉽상입니다. 그러나 해외영업 성공에 필요한 모든 사항은 직접 진행한다는 각오로 하나하나 챙기다 보면 어느새 해외영업 전문가가 되어있는 자신을 발견하게 됩니다.